/
Virtuaalnumbrid ja kõnesuunamine / Virtual Numbers and Call Forwarding

Virtuaalnumbrid ja kõnesuunamine / Virtual Numbers and Call Forwarding

Virtuaalnumber on lauanumber, mis ei ole seotud füüsilise telefoniga. Seda saab kasutada näiteks avaliku kontaktinumbrina veebilehel või siseportaalis, kui kõned tuleb suunata inimesele, töörühmale või ajagraafiku alusel eri sihtkohtadesse.

Virtuaalnumber sobib olukorras, kus:

  • avalik kontakt ei peaks olema töötaja isiklik või TalTechi nimel olev mobiilinumber;

  • sama numbri taga peab olema mitu vastajat või töörühm;

  • kõned peavad liikuma kindla ajagraafiku järgi;

  • teenust peab saama hiljem muuta ilma avalikku kontaktinumbrit vahetamata.

Tellimine ja haldus

Virtuaalnumbri loomiseks või muutmiseks esita tellimus IT HelpDeski kaudu või pöördu IT osakonna sidespetsialisti poole.

Tellimuses märgi vähemalt:

  • soovitud kasutusotstarve;

  • sihtnumber või sihtnumbrid, kuhu kõned suunatakse;

  • kas suunamine peab olema püsiv või ajagraafikuga;

  • ajagraafiku korral päevad ja kellaajad;

  • kontaktisik, kellega saab seadistuse täpsustada.

Kõnesuunamise võimalused

Virtuaalnumbritele saab seadistada:

  • püsiva 24/7 suunamise ühele sihtnumbrile;

  • ajagraafiku alusel suunamise, näiteks tööpäevadel kell 8:30-17:00;

  • vajaduse korral erilahenduse, näiteks erinevad sihtnumbrid eri aegadel.

NB! Kasutajad ei saa virtuaalnumbri ajagraafikut ise muuta. Muudatuste tegemiseks tuleb esitada tellimus IT HelpDeski kaudu.

Kõnesuunamise tingimused ja maksumus

  • Kui kõne suunatakse ülikooli nimel olevale mobiilile, on suunatud kõne tasuta.

  • Kui kõne suunatakse töötaja isiklikule mobiilinumbrile, käsitletakse seda Eesti-sisese kõnena ning suunava numbri arvele lisandub tavaline kohaliku kõne minutihind.

  • Virtuaalnumbri loomine ei too kaasa lisakulusid struktuuriüksusele.

Telia keskkonnas hallatavad lauatelefoninumbrid

Kui lauatelefoninumber on Telia keskkonnas seotud konkreetse kasutajaga, saab kasutaja osasid suunamisi ja ajagraafikuid ise Telia portaalis hallata.

Pärast lauatelefoninumbri sidumist kasutajaga saab kasutaja telefoninumbri ja e-postile saadetud parooliga sisse logida Telia teenuste portaali: Telia > Esileht.

Kui number ei ole kasutajaga seotud või parooli ei ole saabunud, pöördu IT HelpDeski või IT osakonna sidespetsialisti poole.

Telia portaalis saab teha

  • hallata püsivaid 24/7 kehtivaid suunamisi;

  • hallata ajagraafikuga suunamisi;

  • vaadata oma telefoninumbri kõnede ajalugu.

Ajagraafikuga suunamise muutmine Telia portaalis

Ajagraafikuga suunamiste haldamiseks:

  1. Logi sisse Telia teenuste portaali.

  2. Vali vasakust menüüst Sisenevad kõned.

  3. Vali Valikuline ümbersuunamine.

  4. Ava suunamise haldamise vaade.

  5. Kontrolli, kas suunamine on sees või väljas.

  6. Vajaduse korral muuda sihtnumbrit ja vali sobiv ajagraafik.

  7. Salvesta muudatus.

Suunamise haldamise vaates kuvatakse:

  • kas suunamine on sees või väljas;

  • sihtnumber, kuhu kõned suunatakse;

  • valitud ajagraafik või ajagraafikud.

Sihtnumbri muutmisel sisesta mobiilinumber ilma eelneva 0-ta.

Uue ajagraafiku lisamine Telia portaalis

Enim kasutatavad ajagraafikud on lisatud keskkonda grupi tasemel. Kui vajad eripärast ajagraafikut, lisa see enne suunamise muutmist ise.

  1. Vali menüüst Profiil.

  2. Ava Ajagraafikud.

  3. Lisa uus ajagraafik.

  4. Lisa ajagraafikusse sündmus ehk aeg, millal suunamine peab aktiivne olema.

  5. Salvesta ajagraafik.

  6. Mine tagasi suunamise haldamise vaatesse ja vali loodud ajagraafik.

Pärast uue ajagraafiku lisamist tekib see suunamise haldamise lehel valikusse.

Suunamiste kaugaktiveerimine

IP-telefonijaama numbritele saab lisada kaugaktiveerimise võimaluse, mis võimaldab kasutajal muuta suunamisseadeid määratud sissehelistamisnumbri kaudu. Täpsemate juhiste saamiseks võtke ühendust IT osakonna sidespetsialistiga.

Seotud juhised

A virtual number is a desk phone number that is not connected to a physical phone. It can be used as a public contact number on a website or in the internal portal when calls need to be forwarded to a person, a workgroup, or different destinations based on a schedule.

A virtual number is suitable when:

  • a public contact should not be an employee’s personal or TalTech-owned mobile number;

  • several people or a workgroup need to answer calls behind the same number;

  • calls need to follow a fixed schedule;

  • the forwarding setup may need to change later without changing the public contact number.

Ordering and Administration

To create or change a virtual number, submit a request through IT HelpDesk or contact the IT department’s telecommunications specialist.

Include at least the following information in the request:

  • intended use;

  • destination number or numbers for forwarding;

  • whether forwarding should be permanent or schedule-based;

  • days and times for schedule-based forwarding;

  • contact person for clarifying the setup.

Call Forwarding Options

Virtual numbers can be configured with:

  • permanent 24/7 forwarding to one destination number;

  • time-based forwarding, for example on weekdays from 8:30 AM to 5:00 PM;

  • a custom setup when needed, such as different destination numbers at different times.

Note: Users cannot change the virtual number schedule themselves. To request changes, submit a request through IT HelpDesk.

Call Forwarding Conditions and Cost

  • If a call is forwarded to a university-owned mobile phone, the forwarded call is free of charge.

  • If a call is forwarded to an employee’s personal mobile phone, it is treated as a domestic call within Estonia and the forwarding number will be billed at the standard local call rate per minute.

  • Creating a virtual number does not incur additional costs for the structural unit.

Desk Phone Numbers Managed in Telia’s Portal

If a desk phone number has been linked to a specific user in Telia’s portal, the user can manage some forwarding settings and schedules themselves.

After a desk phone number has been linked to a user, the user can log in to Telia’s service portal with the phone number and the password sent by email: Telia > Home.

If the number has not been linked to a user, or if the password has not arrived, contact IT HelpDesk or the IT department’s telecommunications specialist.

What You Can Do in Telia’s Portal

  • manage permanent 24/7 forwarding;

  • manage schedule-based forwarding;

  • view the call history of your phone number.

Changing Schedule-Based Forwarding in Telia’s Portal

To manage schedule-based forwarding:

  1. Log in to Telia’s service portal.

  2. In the left menu, select Incoming Calls.

  3. Select Selective Forwarding.

  4. Open the forwarding management view.

  5. Check whether forwarding is enabled or disabled.

  6. If needed, change the destination number and select the correct schedule.

  7. Save the change.

The forwarding management view shows:

  • whether forwarding is enabled or disabled;

  • the destination number;

  • the selected schedule or schedules.

When changing the destination number, enter the mobile number without the preceding 0.

Adding a New Schedule in Telia’s Portal

The most commonly used schedules have been added at group level. If you need a custom schedule, add it before changing the forwarding settings.

  1. Select Profile from the menu.

  2. Open Schedules.

  3. Add a new schedule.

  4. Add an event to the schedule, meaning the time when forwarding must be active.

  5. Save the schedule.

  6. Go back to the forwarding management view and select the schedule you created.

After a new schedule has been added, it appears as an option on the forwarding management page.

Remote Activation of Forwarding

IP telephone system numbers can be enabled with a remote activation feature, allowing users to manage forwarding settings through a designated dial-in number. For detailed instructions, contact the IT department’s telecommunications specialist.

Related Guides