Microsoft Sharepoint

Alates 1. oktoobrist 2024 on igal Teamsi ja SharePointi pesal saadaval 200 GB salvestusmahtu. Põhjendatud vajaduse korral on võimalik seda mahtu suurendada vastavalt vajadusele. Täiendava mahu lisamine toimub erandjuhtudel ning enne mahu suurendamise taotlemist tuleks esmalt vaadata üle oma failid ja tegeleda nende kustutamisega, et vabastada ruumi.

Kui vajate siiski suuremat mahtu, on võimalik SharePointi mahtu suurendada kuni 1TB-ni. Selle tellimiseks kasutage järgmist linki: https://taltech.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/14/group/34/create/391 .

Kui vajate täiendavat salvestusruumi üle 1TB, on võimalik tellida lisamahtu 1TB aastas hinnaga 120 eurot + käibemaks. Arve esitatakse struktuuriüksusele kord aastas.

Starting from October 1st, 2024, each Teams and SharePoint site will have 200 GB of available storage. If there is a justified need for additional space, it is possible to increase the storage capacity accordingly. Additional storage will be granted in exceptional cases, and before requesting more space, it is recommended to review your files and delete unnecessary ones to free up space.

If you still require more space, it is possible to increase SharePoint storage up to 1TB. To request this, use the following link: Computer workplace and collaborative work solutions.

If you require additional storage beyond 1TB, it is possible to order 1TB of extra storage per year for €120 + VAT. The invoice will be issued to the organizational unit once a year.

Microsoft SharePointi saidi loomine

Microsoft Teamsi tiimi loomisel luuakse automaatselt ka SharePointi sait, mis toimib tiimi failide hoidla ja koostöökeskkonnana. See SharePointi sait võimaldab kõikidel tiimi liikmetel dokumente turvaliselt salvestada, neile ligi pääseda ja neid ühiselt kasutada. SharePoint pakub selliseid olulisi funktsioone nagu versioonihaldus ja õiguste haldus, mis on hädavajalikud sujuvaks koostööks. Kuigi esmapilgul võib tunduda, et failihaldus kuulub ainult Teamsi alla, tuleb mõista, et Teamsi failide taustsüsteem on tegelikult SharePoint. Seetõttu sisaldavad Teamsi koostöö juhised alati ka SharePointi puudutavaid osi, sest need kaks platvormi töötavad koos ühtse tervikuna.

Creating a Microsoft SharePoint site

When a Microsoft Teams team is created, a SharePoint site is automatically generated, serving as the team's file storage and collaboration platform. This SharePoint site allows all team members to securely store, access, and share documents. SharePoint also offers essential features such as version control and permission management, which are crucial for smooth collaboration. While it may initially seem that file management is solely part of Teams, it's important to understand that Teams' file management is powered by SharePoint. Therefore, any guidelines for collaboration in Teams will also involve SharePoint, as the two platforms work seamlessly together as one.

1. Microsoft Teamsi loomine

1.1 Ava Microsoft Teams

• Logi sisse Microsoft Teamsi veebilehele või ava Microsoft Teamsi rakendus.

• Kasuta oma töökoha kontot (UNI-ID).

1.2 Uue tiimi loomine

• Klõpsa vasakul asuvas menüüs nupule "Teams".

• Vali ekraani allosas "Join or create a team" (Liitu või loo tiim).

• Vali "Create a team" (Loo tiim).

1.3 Tiimi tüübi valik

• Private: Ainult kutsutud kasutajad saavad liituda.

• Public: Kõik ettevõtte töötajad saavad tiimiga liituda (kui soovitud).

• Org-wide: Kõik ettevõtte töötajad lisatakse automaatselt tiimi.

Soovitus: Alusta privaatse tiimiga, kui tegemist on spetsiaalse projektiga või tundlikuma sisuga materjalidega.

1.4 Nimeta tiim

• Anna tiimile kirjeldav ja arusaadav nimi, mis kajastab projekti, osakonda või funktsiooni (nt "IT Arendus 2024").

• Lisa lühikirjeldus, mis selgitab tiimi eesmärki.

1.5 Tiimi liikmete lisamine

• Lisa tiimi liikmeid, kutsudes kolleege nende nime või e-posti aadressi alusel.

• Võid liikmeid lisada ka hiljem.

2. SharePointi failide struktuuri loomine

Iga tiim, mille lood Microsoft Teamsis, loob automaatselt ka vastava SharePointi saidi failide haldamiseks.

2.1 Failide avamine Teamsis

• Ava loodud tiim ja klõpsa kanalite all "Files" (Failid) vahekaarti.

• Selle kaudu on tiimiga seotud SharePoint automaatselt kasutatav.

2.2 Failistruktuuri loomine

Struktureeritud failihaldus on võtmetähtsusega sujuvaks koostööks.

• Loo selge kaustastruktuur:

  • Iga projekti, osakonna või teema jaoks oma kaust.

  • Näiteks:

    • /Projektid/Projekt A/

    • /Projektid/Projekt B/

    • /Raportid/2024/

  • Protsessipõhine struktuur: Kui töötate protsesside alusel, loo kaustad erinevatele protsessidele nagu "Arendamine", "Testimine", "Lõppversioonid".

• Nimeta failid loogiliselt ja versioonidega:

  • Näiteks "Projekti_kokkuvõte_V1.0.docx". Lisa faili nimesse kuupäev või versiooni number, et jälgida muutusi.

Soovitus: Väldi üleliigseid alamkaustu, mis võivad keerukust tekitada. Püsi maksimaalselt 2-3 tasemel.

2.3 Õiguste haldus SharePointis

• Õigused peegelduvad tiimi ja kanalite ülesehitusel.

• SharePointis saad määrata täiendavaid õigusi kaustadele ja failidele:

  • Read: Ainult vaatamiseks.

  • Contribute: Saab faile lisada ja redigeerida.

  • Full Control: Administraatoriõigused (soovitatav piirata).

Soovitus: Jagada õigusi grupipõhiselt, mitte individuaalselt, et tagada lihtsam haldus.

3. SharePointi täpsemad seaded ja haldussoovitused

3.1 Versioonihaldus

SharePoint pakub versioonihaldust, mis võimaldab jälgida faili muudatusi ja vajadusel taastada varasemaid versioone.

• Luba versioonihaldus: Ava SharePointi saidi seaded > Versioning Settings > Create major versions.

3.2 Metadata kasutamine

Failide paremaks otsimiseks ja struktureerimiseks kasuta metainfot (nt failitüüp, autor, kuupäev).

• Loo kohandatud veerge, et lisada konteksti, näiteks: "Osakond", "Prioriteet", "Olek".

3.3 Failide ühiskasutus

SharePoint võimaldab faile ja kaustu jagada nii tiimiliikmete kui ka väliste kasutajatega.

• Klõpsa failil või kaustal ja vali "Share".

• Soovituslik on kasutada jagatud linke Outlooki manuste asemel, et hoida failid tsentraliseeritud ja uuendatud.

3.4 Kaustade ja failide haldamine OneDrive'i kaudu: Otsetee või sünkroniseerimine

SharePoint võimaldab kaustu ja faile arvutisse tuua kahel viisil: Add shortcut (lühitee lisamine) ja Sync (sünkroniseerimine). IT osakonna soovitus on eelistada "Add shortcut" võimalust, kuna see pakub mitmeid eeliseid failihalduse lihtsustamiseks ilma liigse koormuseta arvuti ressursidele.

Add shortcut (lühitee lisamine)

Lühitee lisamise funktsioon loob arvutisse peegelpildi SharePointi kaustadest ja failidest, ilma et need kohe kettale salvestuksid. See toimib nagu "link," mis võimaldab otse File Explorerist mugavalt ligi pääseda SharePointis asuvatele failidele ja neid hallata.

• Eelised:

  • Faile ei salvestata koheselt arvuti kõvakettale, mis hoiab kokku kettaruumi.

  • Lihtne ja mugav viis SharePointis olevate failide kasutamiseks otse arvutist.

  • Kergem haldus, eriti suurte kaustade puhul, kuna füüsiline sünkroniseerimine ei toimu.

• Miinus:

  • Vajab internetiühendust, sest failidele ligipääs toimub reaalajas SharePointist. Offline-režiimis (nt lennurežiimis) failide redigeerimine ei ole võimalik.

Kasutusjuhised:

1. Ava "Files" vahekaart tiimis.

2. Klõpsa valikul "Add shortcut to OneDrive" (Lisa otsetee OneDrive'i).

3. Pärast seda on kaust nähtav sinu OneDrive'i kaustas File Exploreris, võimaldades kiiret juurdepääsu.

Vaata lähemalt siit: https://taltech.atlassian.net/l/cp/Q1Fw1Ub1

4. Halduse ja töövoo soovitused

• Regulaarne korrastamine: Lepi tiimiga kokku regulaarsed failide korrastamise ja arhiveerimise ajad, näiteks kord kvartalis.

• Selged rollid: Määrake selged rollid, kes on vastutav erinevate failide või dokumentide haldamise eest (nt projektijuht vastutab oluliste raportite eest).

• Juurdepääs välistele osapooltele: Kui kaasate tiimi väliseid osapooli (kliente, partnereid), kasutage ainult piiratud juurdepääsuga kaustu, et tagada andmete turvalisus.

Soovitus: Kasuta Teamsis "Private Channels" funktsiooni, et piirata teatud dokumentidele ligipääs tiimisiseselt.

Kokkuvõte

Microsoft Teams ja sellega seotud SharePoint pakuvad võimsat ja integreeritud lahendust ühistööks. Selge failistruktuur, läbimõeldud õiguste haldus ja regulaarne korrastamine tagavad sujuva koostöö ja lihtsustavad failide leidmist.

1. Creating a Team in Microsoft Teams

1.1 Open Microsoft Teams

• Log in to the Microsoft Teams web page or open the Microsoft Teams application.

• Use your work account (UNI-ID).

1.2 Creating a New Team

• Click on "Teams" in the left-hand menu.

• Select "Join or create a team" at the bottom of the screen.

• Choose "Create a team".

1.3 Choosing the Team Type

• Private: Only invited users can join.

• Public: Anyone in the organization can join the team.

• Org-wide: All employees in the organization are automatically added to the team.

Recommendation: Start with a private team if the project or content involves sensitive information.

1.4 Naming the Team

• Give the team a descriptive and clear name that reflects the project, department, or function (e.g., "IT Development 2024").

• Add a short description that explains the team’s purpose.

1.5 Adding Team Members

• Add team members by inviting colleagues via their name or email address.

• You can add members later as well.

2. Setting Up SharePoint File Structure

Every team created in Microsoft Teams automatically generates a corresponding SharePoint site for file management.

2.1 Accessing Files in Teams

• Open the newly created team and click on the "Files" tab under channels.

• This provides access to the automatically linked SharePoint for team files.

2.2 Creating a File Structure

A well-organized file structure is key to effective collaboration.

• Create a clear folder structure:

  • Each project, department, or topic should have its own folder.

  • For example:

    • /Projects/Project A/

    • /Projects/Project B/

    • /Reports/2024/

  • Process-based structure: If your work is based on processes, create folders for different stages like "Development," "Testing," "Final Versions."

• Name files logically and with version control:

  • Example: "Project_Summary_V1.0.docx." Include the date or version number in the filename to track changes.

Recommendation: Avoid too many subfolders, which can become overly complex. Stick to a maximum of 2-3 folder levels.

2.3 Managing Permissions in SharePoint

• Permissions reflect the team and channel structure.

• In SharePoint, you can assign additional permissions to folders and files:

  • Read: View only.

  • Contribute: Can add and edit files.

  • Full Control: Administrator rights (recommended to limit).

Recommendation: Assign permissions based on groups, not individuals, for easier management.

3. Advanced SharePoint Settings and Management Tips

3.1 Version Control

SharePoint offers version control, allowing you to track changes and restore previous versions if needed.

• Enable version control: Go to SharePoint site settings > Versioning Settings > Create major versions.

3.2 Using Metadata

For better searchability and structuring, utilize metadata (e.g., file type, author, date).

• Create custom columns to add context, such as "Department," "Priority," "Status."

3.3 Sharing Files

SharePoint allows you to share files and folders with team members or external users.

• Click on a file or folder and select "Share".

• It is recommended to use shared links in Outlook instead of attachments to keep files centralized and updated.

3.4 Managing Folders and Files via OneDrive: Shortcut or Sync

SharePoint allows you to bring folders and files to your computer in two ways: Add shortcut and Sync. The IT department recommends using the "Add shortcut" option as it offers several advantages for simplifying file management without overloading your computer's resources.

Add shortcut

The "Add shortcut" feature creates a mirror of SharePoint folders and files on your computer without immediately saving them to your hard drive. It acts like a "link," allowing you to conveniently access and manage SharePoint files directly from File Explorer.

Advantages:

• Files are not immediately saved to your computer's hard drive, saving disk space.

• A simple and convenient way to access SharePoint files directly from your computer.

• Easier to manage, especially for large folders, since physical synchronization does not occur.

Disadvantage:

• Requires an internet connection, as access to files occurs in real-time from SharePoint. Files cannot be edited offline (e.g., in airplane mode).

Instructions:

1. Open the "Files" tab in the team.

2. Click on "Add shortcut to OneDrive".

3. After that, the folder will appear in your OneDrive folder in File Explorer, allowing easy access.

Look for more information over here: https://taltech.atlassian.net/l/cp/Q1Fw1Ub1

4. Recommendations for Management and Workflow

• Regular Maintenance: Agree with your team on regular file cleaning and archiving times, such as quarterly.

• Clear Roles: Define clear roles for who is responsible for managing different files or documents (e.g., project managers responsible for important reports).

• External Access: If external parties (clients, partners) are involved, use limited access folders to ensure data security.

Recommendation: Use Teams' "Private Channels" feature to restrict access to certain documents within the team.

Conclusion

Microsoft Teams and its linked SharePoint provide a powerful, integrated solution for collaboration. A clear file structure, thoughtful permission management, and regular maintenance ensure smooth collaboration and make finding files easier.