Juhend Dora Pluss lühiajalise õpirände stipendiumi taotlemiseks TalTech tugiportaalis

In English

Dora Pluss lühiajalise õpirände stipendiumi taotlust saavad doktorandid, magistrandid ning noored teadlased ja õppejõud esitada läbi TalTechi tugiportaali. Portaalis saavad taotlusi esitada kõik, kellel on ülikooli UNI-ID konto. Kasutaja saab portaalis soovi korral keelt vahetada vajutades üleval paremal kasutaja märgile ja valides seal Muutke keelt/Change language. Kuna keelevahetus kõigele ei mõju, on osa taotlusvormi väljadest ja selgitavatest tekstidest kuvatud korraga nii eesti kui inglise keeles.

NB! Teenust saab tellida järgmiste veebilehitsejatega: Google Chrome, Mozilla, Microsoft Edge. Teenus ei toimi Internet Exploreriga!

Stipendiumi taotleja:

1. tutvub enne taotluse esitamist taotlustingimustega ülikooli veebis: https://www.taltech.ee/dora-pluss-tegevus-1#p145. Kuna alustatud taotlust hilisemaks esitamiseks salvestada ei saa, tuleb veenduda, et kõik vajalikud andmed ja dokumendid oleksid enne taotluse alustamist olemas
2. teeb tugiportaalis aadressil https://helpdesk.taltech.ee/plugins/servlet/theme/portal/7/create/386 uue teenuse taotluse (request) „Dora Pluss lühiajalise õpirände stipendium“
3. täidab taotlusel kõik andmeväljad
4. lisab taotlusele vajalikud lisadokumendid:
   1. doktorandid ja magistrandid juhendaja soovituskiri digiallkirjastatult
   2. vastuvõtva asutuse kutse- või kinnituskiri / ürituse toimumise või üritusele registreerumise kinnitus / ettekande vastuvõtmise kinnitus vmt
5. taotluse esitamiseks vajutab nuppu „Loo“

Taotluse loomise järgselt tuleb stipendiumi taotlejale e-posti teel teade koos lingiga stipendiumi taotlusele, kus ta näeb enda poolt tehtud taotluse infot ning hiljem staatuse muutusi ja lisatud avalikke kommentaare.

Stipendiumi taotleja saab kõiki enda poolt esitatud stipendiumi taotlusi vaadata TalTechi tugiportaalis vajutades üleval paremal menüüs Taotlused nuppu Minu taotlused.

Pärast taotluse esitamist stipendiumi taotleja poolt tuleb instituudi töötajale, kes kontrollib Dora Pluss kvoodi kasutust oma instituudis, e-kiri taotluse loomise kohta koos taotluse põhiandmetega.

Stipendiumitaotluste kooskõlastajad (instituutide kvoodi kontroll):

Arvutisüsteemide instituut – Katrin Tõemets

Tarkvarateaduse instituut – Ruth Laos

Tervisetehnoloogiate instituut – Viia Roosaar

T.J.Seebecki elektroonikainstituut – Kaire Kaljuvee

Ehituse ja arhitektuuri instituut – Ene Pähn

Elektorenergeetika ja mehhatroonika instituut – Eve Kitt

Energiatehnoloogia instituut – Kaire Kaljuvee

Materjali- ja keskkonnatehnoloogia instituut – Kaire Kaljuvee

Mehaanika ja tööstustehnika instituut – Sirje Roosme

Tartu Kolledž – Kaire Kaljuvee

Geoloogia instituut – Kaire Kaljuvee

Keemia ja biotehnoloogia instituut – Kaire Kaljuvee

Küberneetika instituut – Kristi Juske

Meresüsteemide instituut – Kaire Kaljuvee

Majandusanalüüsi ja rahanduse instituut – Kaire Kaljuvee

R.Nurkse innovatsiooni ja valitsemise instituut – Kaire Kaljuvee

Õiguse instituut – Kaire Kaljuvee

Ärikorralduse instituut – Merli Reidolf

EMERA – Kaire Kaljuvee

KBFI – Kaire Kaljuvee

Kooskõlastaja:

1. avab taotluse veebilehitsejas, et näha kogu taotluse infot ja doktoritöö teema kirjeldust. Link taotlusele on e-kirjas
2. taotlusele lisatud dokumendid (soovituskiri ja kinnituskiri) on leitavad stipendiumi taotleja nime alt enne taotlusvormi vaatamist
3. kinnitab või lükkab taotluse tagasi. Taotluse tagasilükkamisel lisada kommentaari väljale ka tagasilükkamise põhjus
4. vajadusel saab lisada muid kommentaare

Pärast kooskõlastaja poolt taotluse kinnitamist tuleb instituudi direktorile e-posti teel teade taotluse loomise kohta. 

Samuti tuleb taotluse algatanud stipendiumi taotlejale e-kirjaga teade, et kooskõlastaja on avalduse kinnitanud.

Instituudi direktor kinnitab või lükkab stipendiumi taotluse tagasi analoogselt kooskõlastajale.

Kui instituudi direktor on taotluse kinnitanud, tuleb taotluse algatanud stipendiumi taotlejale selle kohta vastav teade e-kirjaga.

Kooskõlastaja ja instituudi direktor saavad enda poolt kinnitatud stipendiumi taotluste nimekirja vaadata TalTechi tugiportaalis vajutades üleval paremal menüüs „Taotlused“ nuppu „Kinnitused“.

Süsteem on automaatselt määranud taotluste menetlejaks Dora Pluss koordinaatori Kaire Kaljuvee. Pärast taotluse lõplikku kinnitamist instituudi direktori poolt tuleb menetlejale selle kohta e-kiri koos lingiga vastavale stipendiumi taotlusele. Samuti näeb menetleja Jiras Queues alt kõiki stipendiumi taotlusi: https://taltech.atlassian.net/projects/TEAD/queues/custom/263

Menetleja:

1. võtab taotluse töösse, mille kohta tuleb stipendiumi taotlejale vastavasisuline teade e-posti teel
2. saab töös olevaid taotlusi ootele panna, kui on vaja näiteks mingeid andmeid täpsustada
3. kui stipendiumi taotlusandmed on rahastaja (Haridus- ja Noorteamet, HARNO) kehtestatud tähtajaks edastatud HARNO koordinaatorile, märgib taotlusele „Mark as Done“ ning stipendiumi taotleja saab e-posti teel teate, et töö tema taotlusega on lõpetatud