Taotluse kirjutamiseks on võimalik kasutada teadusosakonna projektikirjutamise tiimi teenuseid ( vt ka ptk „Projekti kirjutamise teenus“) või ülikoolis kehtivat projektikirjutamise raamlepingu hankepartnerite teenust (RH). Loomulikult on võimalik taotlus ka ise koostada ja hiljem kooskõlastada esitamine teadusosakonnaga.
Suurem osa rahastajaid kasutab veebipõhiseid taotluskeskkondi, milles taotluse esitamiseks on tihti vaja teada ülikooli unikaalset registreerimiskoodi. Erinevates portaalides on koodid erinevad. Kõik koodid on leitavad Ülikooli vajalikud andmed - TalTech siseportaal
Kui projektitaotluse juurde on vaja esitada lisadokumente, siis saab need juba valmiskujul siseportaalist (vt linke loetelust allpool) või teadusosakonnas ette konkreetse projektitaotluse jaoks:
- FID - financial identification form (tavaliselt esitatakse NATO või teatud Euroopa Komisjoni projektide juurde) – on olemas allkirjastatuna teadusosakonnas saatmiseks valmis. Leitav SIIT.
- Legal Entity form - on olemas allkirjastatuna teadusosakonnas saatmiseks valmis. Leitav SIIT
- Declaration of Honour – täidetakse iga kord vastavalt projektile teadusosakonnas
- Confirmation letter – täidetakse iga kord vastavalt projektile teadusosakonnas
- väljavõte Karistusregistrist – tellitakse projektile eraldi, palun teatada vähemalt 3 tööpäeva enne tähtaega
- väljavõte ülikooli registreerimisest – tellitakse projektile eraldi, palun teatada vähemalt 3 tööpäeva enne tähtaega
- kinnituskiri, et ülikool on teadlik esitatud taotlustest (tavaliselt võrgustike projektide puhul) – valmistatakse ette teadusosakonnas peale taotluse registreerimist taotluste registris.
- Teatud meetmete puhul (Euroopa Komisjoni poolt rahastatavad meetmed) küsitakse ülikoolis kehtivat võrdse kohtlemise juhendit. Juhendi on ette valmistanud personaliosakond ja see on leitav
Kõik projektitaotlused tuleb registreerida hiljemalt 3 tööpäeva enne esitamist projektitaotluste registris Deltas. Selleks tuleb nad saata e-kirjaga Riina.Vilgats@taltech.ee, kus on näidatud projekti nimetus, kogueelarve, meie ülikooli eelarve ja projektijuhi nimi ja/või tagada ligipääs teadusosakonna kontaktisikule taotluse juurde veebipõhise taotlemise puhul (juhul kui see on tehniliselt võimalik)
NB! Taotluse esitamisest tuleb teavitada esitaja struktuuriüksuse juhti või kolledži direktorit, et vältida hilisemaid probleeme.
Kui taotlus tuleb paberkandjal allkirjastada, siis tuleb veenduda, et seda teeb selleks volitatud isik:
- kuni 60 000 euro mahus taotlused võib allkirjastada instituudi direktor või kolledži juht
- suuremas rahalises mahus taotluste allkirjastajate info on leitav siit ja siit
Kui taotlus on vaja kinnitada veebipõhises taotlemiskeskkonnas, siis:
- Funding and Tenders Portalis ( endine Participant portalEuroopa Komisjoni projektitaotlused) kinnitab taotluse esitamisel ainult projektijuht
- ETAg (Eesti Teadusagentuuri) uurimistoetuste, sihtgrantide ja mobiilsustoetuste puhul saadab Teadusosakond ringkirja sisemise taotlemise tähtaja kohta, millal tuleb taotlus ETISes esitada, et volitatud isik saaks ta üle vaadata ja kinnitada. Kui sellest tähtajast ei ole taotlejal võimalik kinni pidada, tuleb sellest teada anda teadusosakonda ja võimalusel seda sisemist tähtaega pikendatakse
- KIK (Keskkonnainvesteeringute Keskuse) taotluste puhul tuleb esitamise ja taotluse korrigeerimise puhul saata ka e-kri taotluse kinnitajale (volitatud isik on teadusosakonna juhataja Maia-Liisa Anton) . Automaatset teadet portaal ei saada ja et hoida kinni esitamise tähtajast, on kindlasti vajalik teavitamine
- Struktuuritoetuste infosüsteemi puhul tuleb samuti allkirjastajat teavitada, automaatset teadet portaal ei saada
Pärast taotlusvooru tähtaja möödumist, saadab Teadusosakond dekaanidele, prodekaanidele, instituudi direktoritele kokkuvõtte esitatud taotluste kohta.
Kõigi käimasolevate projektide kohta on info teadusosakonna siseveebis Power BI raportina SIIN